무엇부터 자동화해야 하나 — 기술이 아니라 손익으로 고르는 법

자동화 워크숍을 열면 후보가 30개쯤 나옵니다. 그리고 대부분은 그중 「기술적으로 제일 쉬운 것」부터 손을 댑니다. 돌아가기는 합니다. 그런데 몇 달 뒤 손익계산서는 그대로입니다.

후보를 줄 세우는 네 축

우리는 진단 첫 주에 후보마다 네 개의 수를 채웁니다. 추정이어도 괜찮습니다 — 중요한 것은 «같은 자로» 모든 후보를 재는 것입니다.

• 반복 횟수 — 월 몇 건인가. 10건짜리 업무는 자동화해도 티가 안 납니다.
• 건당 시간 — 한 건에 몇 분인가. 여기에 반복 횟수를 곱하면 월 절감 시간이 나옵니다.
• 오류 비용 — 틀리면 무슨 일이 생기나. 재작업·환불·컴플라이언스는 시간보다 비쌉니다.
• 권한 난이도 — 어떤 시스템에 붙어야 하나. 여기가 막히면 나머지 세 축이 아무리 좋아도 못 만듭니다.

먼저 만들 «하나»를 고른다

네 축을 채우면 대개 한두 개가 눈에 띄게 앞섭니다. 그때 나머지를 버리는 게 아니라 «순서»를 정합니다. 그리고 1건만 먼저 만듭니다. 이유는 단순합니다 — 첫 번째가 현업에 실제로 쓰이는지 봐야, 두 번째를 제대로 설계할 수 있습니다.

왜 「되는 것」부터 하면 실패하나

기술 난이도가 낮은 업무는 대개 이미 사람이 빠르게 처리하고 있습니다. 즉 절감할 시간이 애초에 적습니다. 반대로 병목은 대체로 «여러 부서가 얽힌 곳»에 있고, 그건 권한과 합의가 필요해서 기술적으로 어려워 보입니다. 그 어려움은 기술이 아니라 조직의 문제인 경우가 많습니다.

그래서 진단에는 현업 인터뷰가 들어갑니다. 업무 흐름도만 보면 「누가 이 일을 놓기 싫어하는가」가 안 보입니다.